Lista de todas las características Microsoft Excel

                 

Microsoft Excel es uno de los programas ofimáticos más populares y utilizados en todo el mundo, cuya principal función es la de permitir trabajar con datos numéricos a través de una hoja de cálculo. De este modo podremos realizar operaciones matemáticas aplicando funciones, cálculos aritméticos e incluso realizar operaciones de estadística. Aprender sus características más importantes será de gran ayuda para poder aprovechar todo el potencial de este programa. Las detallamos a continuación.

¿Cuáles son las características de Excel y cómo sacarles el máximo partido?

La principal y más básica característica de Excel es la posibilidad que ofrece de poder organizar y operar con datos numéricos (principalmente) fácilmente a partir de su distribución en una hoja de cálculo. Pero a partir de esta base, existen otras muchas características que nos permitirán realizar numerosas operaciones con este programa. ¿Cuáles son?

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Almacenar grandes cantidades de datos en poco espacio

Almacenar grandes cantidades de datos en poco espacio

Excel es un gran almacén de datos que permite organizarlos fácilmente simplemente tecleándolos en las celdas dispuestas en las hojas de cálculo.

En una hoja de cálculo puede haber cientos e incluso miles de filas y columnas divididas en celdas. Al poder trabajar en diferentes hojas de cálculo, podremos contar con enormes cantidades de datos en muy poco espacio.

Además, puedes gestionar estos datos fácilmente desde el teclado de tu ordenador: puedes agruparlos, borrarlos, cambiarlos de celda, exportarlos a otra hoja de cálculo…

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Realizar operaciones aritméticas

Realizar operaciones aritméticas

Desde Excel, podremos realizar una amplia variedad de operaciones aritméticas: sumando, restando, multiplicando o dividiendo. Para indicar que vamos a calcular una operación solamente hay que escribir al principio un signo igual (=) que le precederá.

Dentro de esta característica, un aspecto muy interesante es el de poder hacer referencia a otras celdas para poder incluir su valores dentro de los cálculos. Es lo que se conoce como «referencia».

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Utilizar funciones

Utilizar funciones

Una de las características más importantes de Excel es la de utilizar funciones. Las funciones de Excel son fórmulas ya predefinidas que realizan cálculos gracias a una serie de valores específicos y siguiendo un determinado orden.

Cada una de las funciones de Excel tiene una sintaxis definida, esto es un orden que debe cumplirse para que el resultado sea el correcto. La función consta de las siguientes partes:

  • En primer lugar se debe insertar un signo igual (=)
  • En segundo lugar hay que seleccionar la función cada una de las cuales tiene un código específico
  • Finalmente se deben introducir los argumentos de la fórmula. Los argumentos son los datos que se necesitan para llevar a cabo el cálculo

En cada una de las celdas puede haber únicamente una fórmula, pero cada fórmula puede contener múltiples funciones.

Ejemplo:

  • =SUMA(A2:A10), esta función devolverá el valor de sumar los números que se encuentran en esas celdas

¿Cuántas categorías de funciones existen en Excel?

Cada una de las funciones de Excel están asignadas a una determinada categoría, por lo que las posibilidades son muy variadas. Las categorías que agrupan a las funciones son las siguientes:

  • Funciones de compatibilidad
  • Funciones de cubo
  • Funciones de base de datos
  • Funciones de fecha y hora
  • Funciones de ingeniería
  • Funciones de información
  • Funciones lógicas
  • Funciones de búsqueda y referencia
  • Funciones matemáticas y trigonométricas
  • Funciones estadísticas
  • Funciones de texto
  • Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos
  • Funciones web
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Representación de gráficos

Representación de gráficos

Una de las características más destacadas de Microsoft Excel es la posibilidad de representar valores a través de un gráfico. Esta es una excelente forma de visualizar un conjunto de datos más fácilmente y con mayor simplicidad que ofreciendo únicamente datos numéricos.

En Excel podemos representar diversos tipos de gráficos:

  • Gráficos de columnas o barras
  • Gráficos circulares
  • Gráficos de áreas
  • Gráficos de líneas
  • Gráficos de dispersión
  • Gráficos combinados
  • Gráficos de araña
  • Gráficos de cascada
  • Gráficos de jerarquía
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Utilizar tablas dinámicas

Utilizar tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel sirven para calcular y resumir, filtrar y destacar datos insertados en una hoja de cálculo. A través de las tablas dinámicas es posible filtrar una gran cantidad de información simplemente trabajando con las columnas de la hoja de trabajo.

Gracias al uso de las tablas dinámicas es posible crear, a partir de los datos filtrados, diferentes tipos de informes aplicando diferentes perspectivas.

Para muchos usuarios esta característica de Excel puede resultar un tanto compleja, sin embargo el uso habitual de las mismas demuestra que son mucho más prácticas de lo que parece.

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Creación de macros

Creación de macros

Otra de las características de Excel es la posibilidad de poder crear macros. De este modo, los macros se encargan de hacer un registro de una secuencia de comandos de modo que puedan ser ejecutadas de forma automática por parte del usuario.

La creación de macros utiliza el lenguaje Visual Basic for Applications (VBA) y gracias a ellos es posible ejecutar comandos sencillos o añadir nuevas funciones.

La utilización de macros en Excel tiene sus ventajas. Por ejemplo, se reduce la tasa de errores, se reduce el tiempo de trabajo y además hace que Excel sea aún más funcional.

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Descargar plantillas

Descargar plantillas

En las últimas versiones de Excel, se ha mejorado mucho la posibilidad de descargar plantilla ya diseñadas que permiten realiza muchos trabajos de forma sencilla. Por ejemplo, podemos encontrar plantillas para calcular facturas, para hacer listas de todo tipo, presupuestos…

Esta utilidad es muy útil tanto a nivel doméstico como a nivel de negocio pues no es necesario configurar nada previamente. Sin embargo, en el caso de grandes empresas, dado el volumen de datos que gestionan, esta funcionalidad puede quedarse corta. Aún así es una característica que no hay que dejar pasar.



Cada una de las actualizaciones de Excel han ido mejorando sobremanera las funciones de este interesante programa. Así, no solo ha facilitado su uso sino que se ha ido adaptando a las necesidades de los usuarios ofreciendo nuevas características. Aunque te parezca un programa complejo, no dudes en hacer uso de este interesante programa y comprueba todas las utilidades de que dispone.

Sabías qué...

La nueva versión de Excel permite, por medio en un lápiz digital, con el ratón, o con la mano, transformar la versión digital a una hecha a mano.

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